Le carnet d’entretien a été institué par la loi SRU du 13 décembre 2000, et son contenu précisé par le décret n° 2001-477 du 30 mai 2001, codifié à l’article 45 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967. C’est la carte d’identité technique et juridique de la copropriété : elle permet à tout acquéreur, occupant ou copropriétaire de prendre connaissance de l’état du bâti et des engagements en cours. Sa tenue à jour relève de l’obligation générale du syndic prévue à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965.

Les rubriques imposées par l’article 45

L’article 45 du décret 67-223 énumère les informations qui doivent obligatoirement figurer au carnet :

• Adresse de l’immeuble et identification précise du ou des bâtiments concernés…
• Identité du syndic en exercice (raison sociale, n° de carte professionnelle, adresse)…
• Référence des contrats d’assurance souscrits par le syndicat des copropriétaires et leur date d’échéance…
• Année de réalisation des travaux importants effectués dans l’immeuble (ravalement, étanchéité toiture, remplacement chaudière, ascenseur, ITE, électricité parties communes)…
• Identité des entreprises ayant réalisé les travaux et nature de l’intervention…
• Référence des contrats d’entretien et de maintenance en cours (ascenseur, chaufferie, VMC, espaces verts, ménage, désinfection, dératisation), leur durée et leur date d’échéance…
• Échéancier du programme pluriannuel de travaux décidé par l’AG (depuis la loi Climat & Résilience 2021, le plan pluriannuel de travaux PPT est obligatoire dans les copropriétés de plus de 15 ans)…
• Diagnostic technique global (DTG) lorsqu’il a été réalisé (art. L 731-1 CCH)…
• Tout document complémentaire que l’assemblée décide d’ajouter par décision à la majorité de l’art. 24…

La règle d’or à retenir

Le carnet n’est pas une plaquette commerciale du syndic : c’est un document opposable. Son absence ou son incomplétude engage la responsabilité du syndic (art. 18 al. final de la loi de 1965), peut motiver le non-renouvellement de son mandat, et constitue un argument fort lors de toute contestation d’honoraires ou de gestion en AG…

L’article 55 de la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 (loi ALUR) a institué une obligation majeure : le syndic professionnel doit donner accès, aux copropriétaires, à un espace en ligne sécurisé (extranet) permettant la consultation des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble. Cette obligation est aujourd’hui inscrite à l’article 18, II, alinéa 1 de la loi du 10 juillet 1965.

Quels documents doivent figurer sur l’extranet ?

Le décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 a précisé les modalités d’organisation de l’extranet et la liste des documents qui doivent obligatoirement y être déposés à la disposition de chaque copropriétaire et du conseil syndical. Le carnet d’entretien en fait partie expressément, au même titre que :

• Le règlement de copropriété et l’état descriptif de division…
• Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et leurs annexes…
• Les contrats en cours (assurance, maintenance ascenseur, chaufferie, VMC, etc.)…
• Les comptes du syndicat des copropriétaires (état des comptes des copropriétaires, situation de trésorerie)…
• Le DTG, l’audit énergétique, le DPE collectif quand ils existent…

Le format papier est-il encore légal ?

L’article 18, II prévoit que le copropriétaire peut refuser expressément la mise à disposition dématérialisée. Dans ce seul cas, le syndic doit lui adresser ou tenir à disposition les pièces sur support papier. En l’absence d’opposition expresse, la mise en ligne est la règle : le syndic ne peut pas opposer son propre choix interne pour refuser l’extranet à un copropriétaire qui le demande…

Identification et confidentialité de l’accès

Le décret 2019-650 impose un accès personnel et sécurisé par identifiant et mot de passe, distinct pour chaque copropriétaire. Le conseil syndical bénéficie d’un accès élargi aux pièces comptables détaillées (factures, contrats, marchés, devis comparatifs) en application de l’article 21 de la loi de 1965. Toute tarification supplémentaire pour cet accès est interdite par l’arrêté du 26 mars 2015 (contrat-type de syndic), qui inclut l’extranet dans la prestation de base…

Lorsque le accès à clarifier, retarde ou facture indûment l’accès au carnet d’entretien dématérialisé, la procédure se structure en trois étapes graduelles. Chaque étape produit une preuve écrite et augmente le levier de négociation. Tribunal judiciaire seulement en dernier recours.

Étape 1 — Lettre recommandée au syndic (LRAR)

Le copropriétaire adresse au syndic une LRAR visant explicitement l’article 18 et le II de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, l’article 55 de la loi ALUR du 24 mars 2014, et le décret n° 2019-650 du 27 juin 2019. Demande : communication immédiate des identifiants d’accès à l’extranet, mise en ligne du carnet d’entretien complet conforme à l’article 45 du décret 67-223, et délai de réponse de 15 jours. Au-delà, mise en demeure. La LRAR est la pièce centrale du futur dossier judiciaire : elle constitue la preuve datée de la demande…

Étape 2 — Saisine du conseil syndical

L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 fait du conseil syndical l’organe de contrôle du syndic. Un copropriétaire peut saisir formellement le conseil syndical par LRAR (copie) pour qu’il intervienne auprès du syndic et, le cas échéant, fasse inscrire à l’ordre du jour de la prochaine AG une résolution de mise en demeure, de non-renouvellement du mandat ou de révocation du syndic en cas de manquement persistant (art. 25 et art. 46 du décret 67-223)…

Étape 3 — Saisine du tribunal judiciaire

Si la LRAR et la saisine du conseil syndical restent sans effet au-delà d’un délai raisonnable (généralement 1 à 2 mois), le copropriétaire peut saisir le tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble en référé (art. 834 et 835 du Code de procédure civile) pour obtenir, sous astreinte, la mise à disposition immédiate du carnet d’entretien et l’accès à l’extranet. La constitution d’avocat est obligatoire devant le tribunal judiciaire au fond, mais la procédure de référé permet d’obtenir une ordonnance rapide…

Responsabilité du syndic et sanctions

Le manquement du syndic à ses obligations légales engage sa responsabilité contractuelle à l’égard du syndicat des copropriétaires (art. 1231-1 du Code civil) et sa responsabilité professionnelle au regard de la loi Hoguet n° 70-9 du 2 janvier 1970 et de son décret d’application n° 72-678 du 20 juillet 1972 (sanction par la commission de contrôle des activités d’agents immobiliers). En cas de manquement caractérisé, c’est aussi un motif de non-renouvellement du mandat à la majorité de l’art. 25 de la loi 1965…

Le copropriétaire qui souhaite faire valoir son droit dispose de deux outils prêts à l’emploi : un modèle de lettre recommandée avec accusé de réception, et une check-list de contrôle du contenu du carnet une fois l’accès obtenu. Les deux documents sont conçus pour être utilisables sans recours préalable à un avocat.

Structure du modèle de courrier

• Objet : « Demande d’accès au carnet d’entretien dématérialisé et à l’extranet — mise en conformité avec les articles 18 de la loi du 10/07/1965 et 55 de la loi ALUR du 24/03/2014 »…
• Visa juridique exprès des articles applicables (art. 18 loi 1965, art. 45 décret 67-223, décret 2019-650, art. 55 loi ALUR)…
• Demande précise et chiffrée : identifiants extranet sous 15 jours, mise en ligne du carnet complet, indication des 10 rubriques de l’art. 45 manquantes…
• Mise en demeure conditionnelle avec annonce des suites : saisine du conseil syndical, inscription à l’OJ de l’AG, référé devant le TJ…
• Copie pour information au conseil syndical (LRAR séparée)…

Check-list de contrôle du contenu une fois l’accès obtenu

• Identification de l’immeuble (adresse, n° parcelle cadastrale) : présente oui / non…
• Année de réalisation des travaux importants (ravalement, toiture, chaudière, ascenseur, ITE) : liste à jour oui / non…
• Identité des entreprises ayant réalisé les travaux : renseignée oui / non…
• Contrats d’entretien et de maintenance + date d’échéance : complets oui / non…
• Contrats d’assurance + date d’échéance : renseignés oui / non…
• Programme pluriannuel de travaux (loi Climat & Résilience pour immeubles > 15 ans) : déposé oui / non…
• DTG le cas échéant (art. L 731-1 CCH) : présent oui / non…
• Date de dernière mise à jour du carnet : postérieure à la dernière AG oui / non…

Le modèle complet est téléchargeable au format .docx

Le modèle de courrier prêt à l’emploi est disponible dans la rubrique « Modèles de courriers » du site, avec placeholders [À COMPLÉTER] pour la situation personnelle, références juridiques intégrées, et version courte (LRAR simple) et version longue (LRAR avec mise en demeure et annonce de référé)…