1. Distinguer appels de fonds et régularisation

Vos appels de fonds sont généralement calculés à partir du budget prévisionnel voté. La régularisation intervient ensuite lorsque les dépenses réelles sont comparées aux provisions appelées. Un solde à payer ne signifie pas forcément une anomalie ; il peut traduire une hausse réelle de dépenses. Mais il doit être compréhensible.

À vérifier : exercice concerné, montant appelé, dépenses réelles, solde créditeur ou débiteur.

2. Identifier les grandes familles de charges

• Gestion courante : syndic, assurance, frais administratifs.
• Entretien : nettoyage, espaces verts, petites réparations.
• Équipements : ascenseur, chauffage collectif, interphone, ventilation.
• Énergie : électricité des parties communes, combustible, chauffage.
• Travaux : appels spécifiques votés en AG.

Le budget prévisionnel couvre les dépenses courantes de l’immeuble : honoraires du syndic, assurance, contrats d’entretien, sécurité et maintenance courante.

3. Repérer les charges générales et les charges spéciales

Toutes les charges ne se répartissent pas forcément de la même façon. Les charges générales concernent la conservation, l’entretien et l’administration des parties communes. Les charges liées aux services collectifs et équipements communs doivent tenir compte de l’utilité objective pour chaque lot.

Exemple à vérifier : un lot non desservi par un équipement peut avoir une clé différente selon le règlement de copropriété et la nature de l’équipement.

4. Comparer votre quote-part avec celle des autres lots

Le montant payé par un copropriétaire dépend souvent des tantièmes ou clés de répartition. Deux logements de surface proche peuvent payer des montants différents si les clés applicables ne sont pas les mêmes.

À noter dans votre fiche

5. Repérer les hausses anormales ou à expliquer

Une hausse n’est pas forcément injustifiée. Elle doit néanmoins être expliquée.

• Assurance : sinistralité, indexation, changement de contrat.
• Énergie : prix, consommation, météo, équipement défaillant.
• Ascenseur : contrat, réparations, modernisation.
• Nettoyage : fréquence, périmètre, avenants.
• Syndic : forfait, prestations particulières, frais annexes.

6. Demander les justificatifs utiles

Avant l’assemblée générale appelée à approuver les comptes, les copropriétaires peuvent demander à consulter les pièces justificatives. L’objectif n’est pas de tout contester, mais de vérifier les postes significatifs.

Documents à demander en priorité

• Grand livre ou relevé général des dépenses.
• Factures des 5 plus gros postes.
• Contrats d’entretien.
• Factures de travaux votés.
• État des impayés anonymisé si disponible.

7. Poser les bonnes questions avant l’AG

1. Quel poste explique la hausse principale ?
2. Cette dépense était-elle prévue au budget ?
3. La clé de répartition appliquée est-elle la bonne ?
4. Le contrat correspondant a-t-il été renégocié récemment ?
5. Le conseil syndical a-t-il contrôlé les factures importantes ?