Pourquoi cette checklist ?

L’assemblée générale est le moment où les copropriétaires décident du budget, des travaux, du syndic, des contrats et des orientations de l’immeuble. Elle doit se tenir au moins une fois par an, et chaque décision est votée selon des règles qui varient selon le type de résolution. Cette checklist ne remplace pas un conseil juridique, mais elle aide à repérer les points à clarifier avant de voter.

Partie 1 — Vérifier la convocation

1. Date de réception : notez la date de réception ou de première présentation. En cas de doute, conservez l’enveloppe ou l’avis électronique.
2. Ordre du jour complet : vérifiez que tous les sujets importants figurent bien à l’ordre du jour. Une résolution non inscrite ne doit normalement pas être votée comme décision.
3. Questions demandées par les copropriétaires : tout copropriétaire ou le conseil syndical peut demander l’inscription d’une question à l’ordre du jour par notification au syndic.
4. Lieu, date, heure : vérifiez que le lieu est accessible et cohérent avec les règles applicables à la copropriété.
5. Pouvoir de représentation : si vous ne pouvez pas assister à l’AG, préparez un mandat clair et donnez vos consignes de vote.

Partie 2 — Relire les comptes et les charges

6. Budget prévisionnel : comparez le budget proposé avec celui de l’année précédente, ligne par ligne.
7. Évolution des charges : repérez les postes en hausse : chauffage, ascenseur, assurance, entretien, honoraires, énergie, nettoyage.
8. Justificatifs disponibles : demandez à consulter les factures, contrats et justificatifs avant l’AG lorsque cela est utile.
9. Répartition des charges : vérifiez si la dépense relève des charges générales ou de charges spéciales selon l’utilité pour les lots.
10. Impayés : regardez le niveau des impayés et les actions prévues. Un taux élevé peut fragiliser la trésorerie de la copropriété.

Partie 3 — Examiner le contrat de syndic

11. Durée du mandat : vérifiez la date de début, la date de fin et les conditions de renouvellement.
12. Forfait annuel : comparez le montant, le nombre de lots, les prestations incluses et les exclusions.
13. Prestations particulières : relisez les frais facturés en plus : réunions supplémentaires, mutations, contentieux, travaux, déplacements.
14. Honoraires travaux : vérifiez si les honoraires sont votés avec les travaux et exprimés clairement.
15. Mise en concurrence : demandez si plusieurs projets de contrat ont été obtenus avant le vote du syndic.

Partie 4 — Sécuriser les travaux et gros devis

16. Plusieurs devis : ne comparez pas seulement le prix total. Comparez aussi le périmètre, les quantités, les garanties et les exclusions.
17. Financement : vérifiez les appels de fonds, l’utilisation éventuelle du fonds travaux, les aides et le calendrier.
18. Urgence réelle : distinguez les travaux urgents, les travaux d’entretien courant et les travaux d’amélioration.
19. Impact sur les lots : demandez une estimation par quote-part ou tantièmes avant de voter un montant important.
20. Suivi après vote : désignez, si possible, un référent conseil syndical pour suivre l’exécution, les factures et les réserves.

Mini-fiche de préparation avant l’AG